Özel Entegratör Nedir, Ne İşe Yarar?
GİB tarafından yetkilendirilerek firmanız adına elektronik kayıt oluşturabilen, sistemleri aracılığıyla e-fatura alıp gönderebilme imkanı sunan özel entegratörler kimlerdir? Özel entegratörlerin sorumluluk ve görevleri arasında neler bulunur? Detaylar yazımızda!
Özel Entegratör Nedir?
Özel entegratör; Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenmiş koşulları karşılayarak kazandıkları yetki ile mükellef adına e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv Fatura, e-Bilet gibi elektronik kayıtları oluşturabilen aracı kurumdur.
Bu özel firmalar, tüm bu hizmetleri geliştirdikleri uygulamalar aracılığıyla sunarlar.
e-Devlet uygulamalarını kendi altyapıları üzerinden sağlama yetkisi olan özel entegratörler, bu yetkiyi alabilmek için GİB’in bazı testlerinden geçmeli, Bilgi Güvenliği, İş Sürekliliği, Bilgi Teknolojileri Hizmet Yönetimi Sistemi gibi sertifikalara sahip olmalı, en az bir ITIL sertifikası sahibi personel çalıştırmalı ve TÜBİTAK BİLGEM Kamu Sertifikasyon Merkezi’nden mali mühür sertifikası imzalama süreçleriyle ilgili uyum değerlendirme raporu almalıdır.
GİB’in onayladığı tüm özel entegratörlerin listesine efatura resmi web sitesinden ulaşabilirsiniz:
Özel Entegratörler Neler Yapar?
Özel entegratör ne yapar, birlikte inceleyelim. Özel entegratörler mükellef adına;
- Tüm kayıtları GİB’in belirleyip yayınladığı teknik rehberlere göre oluşturur, gönderir ve takip eder.
- e-Fatura ile e-arşiv faturada elektronik kayıtları mükellefin mali mührüne gerek kalmadan kendi mali mührü veya yüksek hızda imzalama gücüne sahip HSM cihazlarıyla imzalar.
- Sunduğu sistemin 7/24 erişilebilir ve çalışır durumda olmasını taahhüt eder.
- Sunduğu web portalından kayıtlara ulaşılmasını sağlar.
- Bilgi işlem sistemi, sunucu ve veritabanı maliyetlerini üstlenir.
- Mevzuatta ve teknik rehberlerdeki güncellemeleri mükellef adına takip edip onu bilgilendirir. Ayrıca bu güncellemeleri kendi sistemine de uygular.
- Saklama hizmeti veriyorsa, elektronik kayıtları taahhüt ettiği süre boyunca saklar.
- Felaket Kurtarma Merkezi varsa mükellefin verilerini yedekler. Bu sayede kriz ve felaket zamanında yaşanan veri kaybının önüne geçer.
- Sunduğu sistemin ERP programları ile otomatik veri alışverişi yapmasını sağlar.
İşletmeler İçin Özel Entegratörlerin Önemi Nedir?
Özel Entegratörler, işletmelerin var olan yazılım sistemleriyle e-Fatura süreçlerini sorunsuz bir şekilde entegre etmelerine yardımcı olur. Bu, e-fatura işlemlerini manuel olarak yapma ihtiyacını azaltarak zaman ve işgücü tasarrufu sağlar.
Otomatik süreçler sayesinde e-Fatura gönderimlerinde ve alımlarında insan hatasının olasılığı azalır. Bu, doğru ve hatasız fatura işlemleri anlamına gelir.
Ayrıca özel Entegratörler, işletmelerin e-Fatura süreçleri hakkında detaylı raporlar ve analizler sunabilir. Bu, işletmelerin finansal verilerini daha iyi yönetmelerine ve iş kararlarını daha iyi bilgiye dayanarak alabilmelerine yardımcı olur.
Özel Entegratörlerin İşletmelere Sağladığı Avantajlar Nelerdir?
Özel entegratör avantajlarını şu şekilde listeleyebiliriz:
- e-Fatura özel entegratörleri, e-fatura süreçleri konusunda uzmanlaşmış profesyonel ekiplerdir. İşletmelere bu süreçlerde destek sağlarlar, teknik bilgi ve deneyimleri sayesinde işletmelerin sorunsuz bir şekilde geçiş yapmalarını ve süreci yönetmelerini kolaylaştırırlar.
- e-Fatura özel entegratörleri, işletmelerin e-fatura işlemlerini hızlandırır ve verimliliği artırır. Otomasyon ve entegrasyon sayesinde faturalar anında düzenlenir ve alıcıya gönderilir. Bu da süreçlerin hızlı ve doğru bir şekilde tamamlanmasını sağlar.
- e-Fatura süreçleri, hassas finansal bilgiler içerir ve güvenlik önemlidir. Özel entegratörler, işletmelerin e-fatura işlemlerini güvenli bir şekilde yönetmelerini sağlar.
- e-Fatura özel entegratörleri, işletmelerin faturaları düzenli bir şekilde dijital olarak arşivlemelerine olanak tanır.
Özel Entegratörlerin Maliyetleri Nasıl Belirlenir?
Özel Entegratörlerin maliyetleri, işletmenin ihtiyaçlarına ve tercih ettiği hizmet düzeyine göre belirlenir. Bu maliyetler, aylık/yıllık abonelik ücretleri veya işlem bazlı ücretlendirme şeklinde olabilir.
Özel entegratörlerin sunduğu hizmetlerin kapsamı, teknik desteğin seviyesi, e-fatura hacmi ve ek özellikler gibi faktörler maliyetleri etkileyebilir.
Özel Entegratörlerin Veri Güvenliği Nasıl Sağlanır?
Özel Entegratörler, e-fatura süreçlerindeki veri güvenliğini sağlamak için çeşitli önemli yöntemler kullanırlar. Bu yöntemler arasında veri şifreleme, güçlü kimlik doğrulama mekanizmaları, güvenli sunucu altyapısı, ve erişim kontrolleri bulunur.
- Veri şifreleme, hassas verilerin şifrelenerek gönderilmesini ve alıcı tarafında şifrenin çözülmesini sağlar.
- Güçlü kimlik doğrulama mekanizmaları, yetkisiz kişilerin sistemlere girişini engeller.
- Güvenli sunucu altyapısı, verilerin korunduğu ve depolandığı sunucuların güvenliğini sağlar.
- Erişim kontrolleri ise sadece yetkili kullanıcıların belirli verilere erişebileceği şekilde düzenlenir.
Bu güvenlik önlemleri sayesinde özel entegratörler, e-Fatura süreçlerindeki veri güvenliğini en üst düzeyde tutarak işletmelerin verilerinin korunmasını ve güvenli bir şekilde işlenmesini sağlarlar.
Özel Entegratörlerin Müşteri Desteği Nasıl Sağlanır?
Özel entegratörler genellikle müşteri destek ekibi, telefon, e-posta veya canlı sohbet gibi iletişim kanallarıyla müşterilere hızlı yanıtlar ve çözümler sunar.
Ayrıca, özel entegratörler genellikle kapsamlı bilgi tabanları ve sık sorulan sorular (SSS) bölümleri hazırlar, böylece müşterilerin sorunlarını kendi başlarına çözmelerine yardımcı olur.
Mikro Yazılım, Özel Entegratör Firmalar Arasında İlk Üçte!
2013 yılında, GİB tarafından verilen e-fatura özel entegratörü unvanını alan Mikro Yazılım, şu anda sayısı 50’yi aşan özel entegratör firma arasında ilk 3’te yer alıyor.
e-Dönüşüm pazarının en büyük hizmet sağlayıcılarından biri olan Mikro Yazılım, e-Dönüşüm hizmetlerinde pazarın yüzde 10’luk kısmının tercihi.
Büyük ve orta ölçekli şirketlerle birlikte daha küçük ölçekli şirketler için de çözüm sunan Mikro Yazılım, geniş bayi ağını da kapsayan toplam 300’den fazla iş ortağına sahip.
Sık Sorulan Sorular
Özel entegratörler hakkında sıkça sorulan sorulardan bazılarının cevaplarını sizin için derledik:
Özel Entegratörlerin Deneyim ve Uzmanlık Alanları Nelerdir?
Özel entegratörler, e-Fatura ve diğer elektronik belge süreçlerinde deneyim ve uzmanlık sahibi profesyonel ekiplerden oluşur. Bu ekipler, elektronik belgelerin oluşturulması, gönderilmesi, alınması ve saklanması gibi süreçlerde uzmanlaşmıştır.
Özel entegratörlerin deneyim ve uzmanlık alanları arasında e-Fatura protokolleri ve standartları (örneğin UBL, XML, EDI gibi), veri şifreleme ve güvenliği, yasal düzenlemelere uyum, entegrasyon ve otomasyon teknolojileri, ve müşteri ihtiyaçlarına özelleştirilmiş çözümler geliştirme yer alır.
İşletmeler Neden Özel Entegratörlere İhtiyaç Duyar?
İşletmeler, özel entegratörlere ihtiyaç duyar çünkü e-Fatura gibi elektronik belge süreçleri ve e-Dönüşüm uygulamaları karmaşık ve teknik detaylar içeren işlemlerdir.
Özel entegratörler, işletmelerin bu süreçleri başarılı bir şekilde yönetmelerine yardımcı olur.
Özel Entegratörler İşletmelere Hangi Ölçülebilir Sonuçları Sunabilir?
İş süreçlerinin hızlanması ve verimliliğin artması, kağıt ve posta maliyetlerinin azalması, hatalı işlem oranlarının düşmesi ve düzeltilen işlemlerin sayısının azalması; özel entegratörlerin işletmelere sağladığı ölçülebilir sonuçlardır.
Ayrıca, e-Belge süreçlerinin daha güvenli bir şekilde yönetilmesi sayesinde veri güvenliği ve gizliliğinin artması da ölçülebilir çıktılar arasındadır.
Özel Entegratör Kullanmak Dışında Elektronik Kayıt Oluşturma Yöntemleri Var Mı?
Özel entegratörler dışında, GİB’in elektronik kayıt oluşturmak için mükelleflere sunduğu iki seçenek daha vardır. Bunlardan biri entegrasyon, diğeri de GİB portalıdır. Entegrasyon seçeneğinde, mükellef bilgi işlem sistemi, sunucu yönetimi ve veri arşivleme maliyetlerini kendisi üstlenir, ayrıca mevzuat ve teknik rehberlerdeki güncelleme takibini ve bunların uygulamasını kendisi yapmak zorundadır. GİB’in portalının bir maliyeti bulunmaz ancak bu portal da kullanılabilecek fonksiyonlar açısından biraz sınırlıdır. Bu sebeplerle, mükellefler için özel entegratörlerle çalışmak daha avantajlıdır.
